Cómo explicar un proceso en video: método y ejemplo
Cómo explicar un proceso de trabajo en video: mapear los pasos, una escena por paso, mostrar las decisiones y un ejemplo de aprobación de compras con guion.
Para explicar un proceso en video, primero se dibuja el mapa: qué lo inicia, qué pasos siguen y quién hace cada uno, dónde se divide el camino y cómo se sabe que terminó. Después se cuenta en ese mismo orden, un paso por escena, deteniéndose en cada decisión para decir la pregunta y las dos respuestas. Las excepciones van al final, no en medio.
Ese orden parece obvio, pero casi todos los videos de procesos lo rompen: empiezan por el contexto, mezclan las excepciones con el camino normal o no dicen quién hace cada paso. Aquí va el método completo, con un ejemplo que se repite en muchas empresas (cómo se aprueba una compra), un guion de dos minutos y un prompt que pueden adaptar a su propio proceso.
Paso 1: encontrar las cinco piezas del proceso
Antes de escribir una sola frase, respondan estas cinco preguntas. Si alguna no tiene respuesta clara, pregúntenle a quien hace el proceso todos los días.
- ¿Qué lo inicia? El disparador. "Alguien del área necesita comprar algo que no hay en el almacén."
- ¿Qué pasos siguen y quién hace cada uno? Escriban cada paso como *persona + verbo + cosa*: "El jefe del área revisa la solicitud", nunca "la solicitud es revisada".
- ¿Dónde se divide el camino? Las decisiones. Cada una es una pregunta con dos respuestas, rara vez tres.
- ¿Cómo se sabe que terminó? El estado final, algo que se pueda ver: "La factura está pagada y la solicitud aparece como cerrada".
- ¿Qué pasa a veces y cambia el camino? Las excepciones: lo urgente, lo que falta, lo que llega mal.
Casi todos los procesos de trabajo tienen un disparador, de cuatro a siete pasos, una o dos decisiones y unas pocas excepciones.
Paso 2: dibujar el mapa antes del guion
El guion sale del mapa, no al revés. Basta un pliego de papel o tarjetas sobre la mesa.
- Una tarjeta por paso. Si en la tarjeta aparece una "y", probablemente son dos pasos.
- De izquierda a derecha. El tiempo avanza en un solo sentido; el mapa también.
- Un rombo para cada decisión, con la pregunta escrita adentro y una flecha por respuesta.
- Una fila por responsable si en el proceso participan tres o más áreas. Así se ve de un vistazo cada vez que el trabajo cambia de manos, que es justo donde las cosas se pierden.
Cuando el mapa esté listo, recórranlo con alguien que haga el proceso a diario. Casi siempre aparece un paso que nadie escribe porque "todo el mundo lo sabe".
Paso 3: un paso por escena
Lo que un video hace mejor que un manual es mostrar el orden.
- Una escena, un paso. El espectador mira una cosa mientras escucha esa misma cosa.
- La misma dirección siempre. Cada paso a la derecha del anterior, con las flechas hacia adelante en el tiempo.
- El mismo dibujo para lo mismo, y una figura fija por responsable (solicitante, jefe, compras, almacén). Así se siguen los cambios de manos sin esfuerzo.
- Una escena final con todo el mapa en una fila. Es la imagen que se queda.
Paso 4: mostrar las decisiones
La regla: primero la pregunta, luego las dos respuestas, luego seguir por el camino principal. "¿La compra pasa de 1,000 dólares? Si pasa, compras pide tres cotizaciones. Si no, basta con una". En pantalla, un rombo con una salida por respuesta. Una decisión de tres o cuatro salidas casi siempre se puede partir en dos preguntas seguidas.
Distingan además dos tipos de decisión. Las de regla dependen de un dato (un monto, un plazo, un tipo de cliente) y siempre dan el mismo resultado. Las de revisión dependen de que alguien mire algo (¿llegó completo?, ¿la factura coincide?). En el video, las primeras se explican con el número; las segundas, con lo que hay que mirar.
Paso 5: una narración con señales
Quien escucha no puede volver la vista atrás, así que necesita más señales que quien lee: palabras de orden (primero, después, por último), el responsable al inicio de cada paso, la pregunta en voz alta antes de cada decisión y un resumen de una línea al final. Frases cortas, de unas once palabras, con los nombres exactos que la gente ve en su trabajo. Si quieren más detalle sobre cómo escribir para el oído, tenemos una guía de guion para video explicativo.
Ejemplo resuelto: cómo se aprueba una compra
Así funciona la aprobación de compras en muchas empresas medianas, tal como suele estar escrita en su procedimiento: solicitud, aprobación, cotizaciones según el monto, orden de compra, recepción y pago. Los montos son de ejemplo; cada empresa fija los suyos.
El mapa
- Disparador: alguien del área necesita algo que no hay en el almacén.
- Pasos: el solicitante registra la solicitud → el jefe la aprueba → (decisión 1) → compras elige proveedor y emite la orden → almacén recibe y revisa → (decisión 2) → cuentas por pagar paga.
- Decisión 1 (de regla): ¿pasa de 1,000 dólares? Sí: tres cotizaciones y visto bueno de finanzas. No: una cotización.
- Decisión 2 (de revisión): ¿llegó completo y en buen estado? Sí: almacén firma la recepción. No: avisa a compras y no firma.
- Final: factura pagada, solicitud cerrada.
- Excepciones: compras urgentes y proveedores que todavía no están dados de alta.
El guion gráfico
| Escena | Lo que dice la voz | Lo que se dibuja |
|---|---|---|
| 1 | Tu equipo necesita una impresora nueva. Así se compra, de la solicitud al pago. | Una persona junto a una impresora rota |
| 2 | Primero, registras la solicitud de compra en el sistema. | Persona, flecha, una hoja con un carrito |
| 3 | Después, tu jefe la revisa y la aprueba. | Figura con un sello |
| 4 | ¿Pasa de 1,000 dólares? Si pasa, tres cotizaciones y visto bueno de finanzas. Si no, una cotización. | Un rombo con dos caminos: tres hojas o una hoja |
| 5 | Luego, compras elige al proveedor y emite la orden de compra. | Figura con una lupa y una orden |
| 6 | Llega la impresora. ¿Está completa y en buen estado? Si no, almacén avisa a compras y no firma. | Caja, rombo, una firma tachada |
| 7 | Por último, cuentas por pagar paga la factura si coincide con la orden y la recepción. | Tres hojas alineadas y una moneda |
| 8 | Solicitud, aprobación, cotización, orden, recepción y pago. | Todo el mapa en una fila |
El guion
Unas 250 palabras, poco menos de dos minutos a un ritmo tranquilo:
Tu equipo necesita una impresora nueva y en el almacén no hay. Así se compra, desde la solicitud hasta el pago.
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Primero, registras la solicitud de compra en el sistema. Pon qué necesitas, cuántas unidades, el monto estimado y tu centro de costos.
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Después, tu jefe revisa la solicitud. Si está de acuerdo, la aprueba. Si no, te la regresa con un comentario.
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Aquí viene la primera pregunta. ¿La compra pasa de 1,000 dólares? Si pasa, compras pide tres cotizaciones y finanzas da su visto bueno. Si no pasa, basta con una cotización.
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Luego, compras elige al proveedor y emite la orden de compra. Desde ese momento, el proveedor sabe exactamente qué enviar.
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Cuando llega la impresora, almacén la revisa contra la orden. Segunda pregunta: ¿llegó completa y en buen estado? Si sí, almacén firma la recepción. Si falta algo o llegó dañada, avisa a compras y no firma.
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Por último, cuentas por pagar compara tres papeles: la orden, la recepción y la factura. Si los tres coinciden, paga. Cuando la solicitud aparece como cerrada, el proceso terminó.
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Dos casos cambian el camino. Si la compra es urgente, avisa a compras antes de registrarla. Y si el proveedor es nuevo, primero hay que darlo de alta.
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En resumen: solicitud, aprobación, cotización, orden, recepción y pago.
Lo que se quedó fuera (formatos de cotización, plazos de pago, reglas para elegir proveedor) cambia con el tiempo y vive en la política escrita.
Un prompt para copiar
Si van a usar una herramienta de video con IA, no escriban "explica nuestro proceso de compras". Denle las cinco piezas:
``` Haz un video de 2 minutos que explique a todo el personal cómo se aprueba y se paga una compra.
Disparador: alguien del área necesita algo que no hay en el almacén. Pasos, en orden:
- El solicitante registra la solicitud de compra en el sistema.
- El jefe del área la revisa y la aprueba.
- Decisión: ¿pasa de 1,000 dólares? Sí: tres cotizaciones y visto bueno de finanzas. No: una cotización.
- Compras elige al proveedor y emite la orden de compra.
- Almacén revisa la entrega contra la orden.
- Decisión: ¿llegó completa y en buen estado? Sí: firma la recepción. No: avisa a compras y no firma.
- Cuentas por pagar paga si la factura coincide con la orden y la recepción. Final: la solicitud aparece como cerrada. Excepciones, solo al final: compras urgentes y proveedores nuevos.
Un paso por escena, de izquierda a derecha, con la misma figura para cada responsable. Cierra con un resumen de una frase. ```
El mismo molde sirve para atender un reclamo: el disparador es el cliente que llama molesto; los pasos, escuchar, registrar, revisar y responder; la decisión, "¿se resuelve en la primera llamada?"; el final, una solución y un número de seguimiento.
¿Video de proceso o video de capacitación?
Se parecen, pero no hacen el mismo trabajo. Un video de proceso explica el recorrido completo, con todas las personas que participan, para que cada una entienda dónde encaja su parte. Suele ser lo primero que se muestra cuando cambia un proceso.
Un video de capacitación enseña una tarea a una persona, con detalle: cómo llenar la solicitud, cómo revisar una entrega. Para eso está la guía de video de capacitación para empleados. Lo habitual es combinar los dos: un video del proceso y uno corto por cada tarea crítica.
Cómo hacerlo en KolaVid
KolaVid convierte un prompt como el de arriba, un guion pegado o un procedimiento en PDF, Word o PowerPoint en un video narrado de pizarra. Cada dibujo aparece cuando la voz lo menciona, así que los pasos llegan en el orden en que se dicen.
Peguen el prompt o suban el procedimiento con "Add a document" y elijan el formato, el estilo "Hand-drawn", la duración, la voz y el español como idioma de narración (la interfaz está en inglés).
En este video de muestra sobre cómo atender una queja, el paso "Take ownership" (hacerse cargo) se abre en tres caminos que llegan a dos opciones, A y B:
Suele estar listo en pocos minutos; se descarga en MP4 o se comparte con un enlace. No hay línea de tiempo para editar: si un paso quedó mal, se corrige el texto y se genera otra versión. La cuenta gratuita incluye un video de 2 minutos sin tarjeta, con una pequeña marca de KolaVid, y los planes pagos llegan a 5 minutos por video. En la página de capacitación hay más ejemplos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar un video que explica un proceso?
Entre uno y tres minutos. De cuatro a siete pasos con una o dos decisiones caben en unos dos minutos. Si necesitan más de cinco, casi siempre son dos procesos y conviene separarlos.
¿Es mejor un diagrama de flujo o un video?
Hacen trabajos distintos. El diagrama se consulta mientras se trabaja; el video explica el proceso la primera vez, con las razones dichas en voz alta. Muchos equipos ponen el enlace al video junto al diagrama.
¿Cómo explico un proceso con muchas excepciones?
Recorran primero el camino normal hasta el final y dejen dos o tres excepciones frecuentes para un cierre breve. Las raras se quedan en el procedimiento escrito. Si una excepción es común y complicada, merece su propio video.
Escojan el proceso que genera más preguntas en su equipo, respondan las cinco preguntas y dibujen el mapa en una hoja. Con eso ya tienen la mitad del video. Si buscan el mismo método en inglés, con un ejemplo de reembolso de gastos, está en la guía How to explain a process in a video.